Recomand un astfel de sistem tuturor clientilor mei, fiindca email-urile din inbox au o incarcatura emotionala negativa, inconstienta. Puteti sa testati asta observandu-va daca aveti “apnee de email”. Cu alte cuvinte, daca va tineti inconstient un pic rasuflarea cand deschideti inbox-ul sau deschideti anumite email-uri. Daca da, atunci inseamna ca inbox-ul si email-urile sunt un factor de stres, si merita sa faceti ceva in directia asta.

Mai jos este sistemul meu actual, pe care il mentionez doar ca inspiratie, fiecare trebuie sa isi gaseasca propriul sistem care sa functioneze pentru el:

1. Dezaboneaza-te de la toate newsletter-ele in afara de maxim 5-10, pe care chiar reusesti sa le citesti cand le primesti. Daca observi ca nu apuci sa le citesti, dezaboneaza-te. Orice informatie (de care ai nevoie) o vei gasi (cand ai nevoie) pe internet (sau prin experti).

2. Fa-ti o structura de foldere minimala (maxim 10), in functie de actiunea pe care o implica si in care sa poti sa muti orice email iti ajunge in inbox. Nu ai nevoie de subfoldere: search-ul din clientul de email (Spark in cazul meu) e de ajuns sa gasesti un email sau un thread. Structura mea este: Important, Clienti, Afaceri, Proiectele mele, Proiectele altora, Evenimente, Branding, Utile, Prieteni si Familie, Personale.

3. Refuza orice cerere/propunere/invitatie care nu este in focusul tau, deleaga tot ce poate fi delegat, raspunde pe loc cu o propozitie la tot ce poate fi rezolvat/expediat in 15-30 secunde. Asta cred ca este cea mai importanta schimbare pe care ai nevoie sa o faci. FOMO si lipsa de focus sunt de fapt cauzele principale ale aglomerarii in orice domeniu al vietii tale.

4. Arhiveaza/sterge orice email care nu te intereseaza. Uneori o fac fara macar sa raspund ca nu ma intereseaza cand emailul este de la necunoscuti, iar daca pare totusi serios, le raspund simplu ca nu ma intereseaza ca sa previn insistenta lor. In Spark poti sa iti faci si o regula care sa raspunda cu un text automat.

5. Seteaza-ti clientul de email ca tot ce stergi sa mearga in Archive si, in caz ca ai vreodata nevoie de vreun email sters, sa il gasesti acolo. Am facut asta ca sa nu-mi mai fie frica sa sterg ceva ce mi se pare ca poate o sa am nevoie candva.

6. Fa-ti o adresa perisabila pentru site-uri care iti cer adresa de email la inregistrare, fiindca poti sa fii sigur ca o sa te spameze la un moment dat. Foloseste-o pe orice site nou care iti cere adresa de email la inregistrare si nu folosi inregistrarea cu Facebook sau Google. Adresa persiabila poti sa o schimbi in fiecare an fara nici un regret, nu pierzi nimic important.

7. Verifica zilnic si spam-ul (mai ajung acolo si emailuri utile din cand in cand) si dezaboneaza-te constant de la newsletterele care te spameaza.

8. Scoate toate tipurile de notificari (vizuale, audio, badge) de la clientul de email si deschide-l doar de 2-3 ori pe zi, cand stii sigur ca ai la dispozitie 20-30′ ca sa raspunzi si triezi tot ce este in inbox pana ramane gol sau aproape gol. Il deschid doar cand stiu ca am si timpul necesar sa rezolv ce este in inbox. In restul timpului ma concentrez sa fac lucruri productive (in sloturi de 20-30’ conform tehnicii Pomodoro). M-a ajutat la inceput sa imi sterg clientul de email de pe mobil, ca sa nu il mai deschid automat din ora in ora.

9. O chestie personala, este ca am descoperit ca e mai bine sa nu fiu fanatic si sa vreau sa am inbox-ul intotdeauna gol, ci sa ma simt ok si cand am cateva emailuri nerezolvate acolo, dar nu mai mult de 4-5. Aici vezi ce atitudine te motiveaza mai mult pe tine.

10. Nu folosi emailul pentru discutii minore pe care le poti purta pe Instant Messaging (cum ar fi sa iti aranzezi o intalnire, sa trimiti glume, poze, trivia etc.). Emailul este pentru mine un “task logger”, le spun oamenilor ca daca vor sa fac ceva pentru ei, sa imi trimita un email, iar daca vor doar sa socializeze, sa imi trimita mesaje sau sa ma sune. Pentru mine emailul e doar pentru munca si restul canalelor (instant mesaging, social media) sunt pentru distractie. Iar telefonul este doar pentru prieteni sau urgente.

In fine, cam astea sunt regulile mele, daca mai aveti vreuna care ati vazut ca va este utila si pe care nu am mentionat-o, sariti cu ea ca poate va fi de folos cuiva 🙂